De verplaatsing van de Olympische Spelen van Tokyo naar 2021 heeft heel wat voeten in de aarde. Om het nou gaat om de deelnemers, de sportieve kalender, de locaties, het Olympisch dorp, de media, vrijwilligers en publiek, het is een enorme puzzel.
Ten eerste zijn er de deelnemers. Van de 11.000 deelnemers van 206 Nationale Olympische Comités (NOC’s) heeft zich 57% al gekwalificeerd, wat ook voor 2021 geldig is. Maar 43% dus nog niet: zij moeten allemaal hun trainingsprogramma’s voor volgend jaar herzien, iets wat natuurlijk nog gecompliceerder wordt door alle maatregelen waardoor training, met name voor teamsporten, een enorme uitdaging is geworden.
Dan is er de sportkalender. Het sportlandschap is erg druk, met veel evenementen die dienen als trainings- en kwalificatiemogelijkheden voor de Olympische Spelen. De Internationale Federaties en zelfs de professionele competities stonden al voor moeilijke keuzes als gevolg van de gezondheidscrisis. De beslissing om de Spelen uit te stellen, betekent dat sportfederaties nu ook hun eigen kalenders kunnen aanpassen, maar dat ze moeten passen bij de nieuwe data voor de Spelen. De sportwereld heeft solidariteit getoond, waarbij sommige federaties al besloten hebben om hun eigen kampioenschappen te verplaatsen naar 2022. Dit betekent niettemin een logistieke en financiële uitdaging voor hen, evenals verdere onzekerheid voor de atleten, die vrijwel zeker ook voor deze evenementen trainden.
En hoe zit het met het evenement zelf? Er staan 33 sporten op het programma voor de Olympische Spelen, elk met een Internationale Federatie. Binnen deze sporten vinden er 339 afzonderlijke evenementen plaats in 42 wedstrijdlocaties. Ervoor zorgen dat de locaties nog beschikbaar zijn, zal een eerste prioriteit zijn voor het IOC en zijn partners. Er zal alles aan worden gedaan om ervoor te zorgen dat het schema van sportevenementen kan worden gerepliceerd, indien mogelijk op dezelfde locaties.
Het beveiligen van het Olympisch Dorp is een andere prioriteit voor de organisatoren. Naast 18.000 bedden herbergt het ook medische voorzieningen en een 18.500 m2 grote eetzaal met twee verdiepingen, samen met recreatieve voorzieningen en een fitnessruimte. Dit complex met 5.000 appartementen zou na de Spelen voorzien in de grote woonbehoefte.
Het Tokyo Big Sight, het grootste congres- en expositiecentrum van Japan met een oppervlakte van 265.700 m2, was bedoeld als het International Broadcast Center en perscentrum voor de meer dan 25.000 geaccrediteerde personen. Voor Tokyo zijn er momenteel 26 kanalen die live uitzendingen verzorgen, naast het Olympisch Kanaal. Daarnaast zijn er per sport soms meer dan 300 sublicentiehouders. De omroepen plannen hun schema’s jaren van tevoren, vaak rond de wereldwijde kalenders. Ze moeten hun schema’s opnieuw samenstellen, samen met die van hun adverteerders. Bovendien worden heel wat camera-operators, geluidstechnici, signaalcoördinatoren, enz. ingezet en het is de vraag of alles en iedereen nog beschikbaar is in 2021.
Naast geaccrediteerde media kunnen er geen Olympische Spelen plaatsvinden zonder de toewijding en het enthousiasme van het personeel en de vrijwilligers. Tokyo 2020 had een personeelsbestand van 150.000 medewerkers, vrijwilligers en aannemers gepland, van wie de meesten al waren aangeworven. Zo dicht bij de Spelen waren velen begonnen of waren ze klaar om aan het werk te gaan. Hoewel het Organiserend Comité alles in het werk zal stellen om de vrijwilligers te behouden die zich al hadden aangemeld, zal het toch mogelijk een nieuwe vrijwilligersmacht moeten aanwerven, terwijl sommigen teleurgesteld zullen zijn omdat ze hun eigen agenda niet kunnen herschikken.
Tenslotte zijn er de toeschouwers: miljoenen mensen hebben al kaartjes gekocht. Anderen hadden al reisarrangementen gemaakt en geplande excursies en aanvullende activiteiten gepland. Zo zijn er in Japan al ongeveer 4,48 miljoen tickets verkocht, naast tickets die over de hele wereld zijn verkocht. Hoewel het Organiserend Comité van plan is alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat de reeds verkochte tickets geldig blijven in 2021, zullen sommige toeschouwers die de reis hadden gepland mogelijk niet meer kunnen gaan. De logistiek achter de terugbetaling van tickets en een doorverkoop zal de operatie een extra uitdaging bieden.